最近、私が困っていることがあります。それは、取引業者が請求書の送付方法を郵送からWEB請求に切り替えていることです。うちのクリニックでも、薬品卸やクリーニング業者、電気料金など、毎月数十社と取引があります。これまでは郵送で請求書を受け取っていましたが、郵便料金の値上げやペーパーレス化の流れもあり、最近ではほとんどがインターネット経由で請求書を受け取る形に変わりました。環境保護やコスト削減を考えれば理にかなっていますし、私自身もその方向性には納得しています。

しかし、問題はその「方法」にあります。取引業者ごとに異なるログインIDが設定されているのですが、そのIDが「業者側で勝手に決めた顧客番号」であることが多いのです。通常であれば、仮のIDとパスワードが提供され、ユーザーが覚えやすいものに変更できるはずですが、最近ではなぜか変更できないケースが増えています。その結果、業者ごとに異なるIDを覚える必要があり、非常に手間がかかります。

当然ながら、すべてを記憶するのは不可能なので、クラウドメモに保存するなどして対応していますが、ログインするたびにメモを確認する手間が増えるばかりです。これが1～2社ならともかく、数十社分となると膨大な労力です。

私が最も心配しているのは、ログインIDやパスワードを思い出せず、請求書にアクセスできない状況が生じることです。請求書を開けなければ振込もできません。その結果、振込が遅れる、あるいは忘れてしまうリスクが高まります。

自動引き落としならば問題ありませんが、多くの業者では請求書を開いて確認し、こちらで印刷したうえでネットバンキングで振り込むという流れになっています。このプロセスがいくつも重なると、どこかでうっかりミスが起きるのは避けられないのではないかと感じています。

会社にとって、請求通りに振り込んでもらうことはビジネスの基本です。しかし、その請求書が謎のIDやパスワードの壁で開けない状態では、本末転倒と言えます。
私としては、例えば請求書をPDF形式でメールに添付して送る方法や、業者共通の請求プラットフォームを利用する方法が、簡素で効率的だと思います。もちろん、セキュリティの問題などがあるため簡単ではないかもしれませんが、現状の煩雑さを改善しないと、業者側も顧客側も不要なストレスを抱えるだけになりかねません。

皆さんの職場でも似たような経験はありませんか？もし良い解決策があれば、ぜひ教えていただけると嬉しいです。